Les Cafés Géographiques
Charte des RSVV : Repas – Sorties – Visites - Voyages -
Les RSVV préparés au nom de l’association des Cafés géographiques obéissent à un certain nombre de règles qui doivent en garantir la transparence.

A) Le responsable de la proposition

• Choisit les intervenants, qui peuvent être membres de l’association ou être des personnes extérieures, bénévoles ou rémunérées. Les intervenants payent entièrement les frais de préparation de leur prestation.

• Choisit les prestataires de services : un contrat écrit ou/et par courriel, est établi avec chacun d’entre eux et soumis pour validation au Trésorier

• Etablit le budget qui inclut : 
  • Le coût de toutes les prestations sur place. Attention : le coût des voyages aller-retour pour se rendre sur le lieu reste à la charge des participants (sauf exception).
  •  Les frais d’impression et de réalisation d’un livret guide remis aux participants.
  • La gratuité partielle accordée (en reconnaissance de leur travail) aux intervenants membres des Cafés selon leur degré d’implication dans la préparation du projet : gratuité d’un ou plusieurs repas, des nuits d’hôtel, du coût des transports sur place. Les intervenants extérieurs peuvent être rémunérés, ou recevoir seulement « un cadeau » de reconnaissance.

               Ce budget est validé par le Trésorier. Tous les chèques sont émis à l’ordre des Cafés géo.

B) Le responsable de la proposition

• Prépare 3 textes : une accroche de quelques lignes et une fiche d’inscription couplée à une fiche « comment procéder ». On peut ajouter un programme précis pour les sorties et voyages.

• Ces documents sont envoyés au Président qui les valide puis les envoie aux Adhérents (personnes à jour de leur cotisation).

• Puis ces documents sont envoyés au Webmestre pour une mise en ligne sur le site, http://cafe-geo.net/ , et ainsi accessibles à tous.

• C’est le responsable et lui seul qui reçoit, chez lui les chèques et fiches d’inscription envoyés UNIQUEMENT par courrier, le cachet de la Poste faisant foi. Dès que le nombre maximum de participants est atteint, il alerte le Webmestre qui envoie un message « C’est complet » aux Adhérents et aux Abonnés.

A partir de 2013, compte tenu du nombre croissant de demandes de participation insatisfaites, ceux qui auront envoyé un chèque et une fiche d’inscription et seront restés en attente, seront prévenus à l’avance, pour l’événement de même nature (repas - voyage –sortie) suivant. La liste des « en attente » est transmise au Trésorier. Elle sera placée sous sa responsabilité exclusive.

C) Le responsable de la proposition

Un compte rendu du repas, de la sortie ou du voyage est ensuite préparé. Chaque intervenant rédige un texte concernant son travail. Ce texte est signé par l’auteur mais devient propriété des Cafés Géo. Le tout est remis au Webmestre dans les jours qui suivent et mis en ligne.

Question pratique : Le jour de l’annonce aux adhérents sera un samedi APRES MIDI, et  l’annonce aux abonnés le samedi suivant. Les « en attente » seront prévenus 4 jours avant les adhérents.

Charte réalisée par Maryse Verfaillie et validée par le Bureau le 2 février 2013